Microsoft 365 Copilot ist ein leistungsstarkes KI-Tool, das tief in die Microsoft 365-Anwendungen integriert ist und darauf abzielt, die Produktivität durch die Automatisierung und Unterstützung bei verschiedenen Aufgaben zu steigern. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ergeben sich jedoch einige wichtige Aspekte und Herausforderungen, die von Unternehmen und Nutzern sorgfältig betrachtet werden müssen.
1. Datenzugriff und -verarbeitung:
- Zugriff auf Unternehmensdaten: Copilot greift auf die Daten innerhalb des Microsoft 365-Mandanten des Nutzers zu, auf die dieser Nutzer ohnehin Zugriff hat (z.B. Dokumente in SharePoint, E-Mails in Outlook, Chats in Teams). Dies ist der Kern der Funktionalität von Copilot, birgt aber auch das Risiko, dass sensible Daten, die dem Nutzer zugänglich sind, von der KI verarbeitet werden.
- Keine Verwendung von Kundendaten zum Training der Basis-LLMs: Microsoft betont, dass die Kundendaten nicht zum Training der allgemeinen Large Language Models (LLMs) verwendet werden, die allen Mandanten zugrunde liegen. Dies soll verhindern, dass geschützte Unternehmensdaten in Antworten für andere Nutzer auftauchen.
- Verwendung von Daten für spezifische Copilot-Verbesserungen: In einigen Fällen können Daten zur Verbesserung von Copilot verwendet werden, insbesondere wenn Erweiterungen oder Apps aktiviert werden, die eine erweiterte Datennutzung vorsehen. Unternehmen können dies jedoch aktiv steuern.
- Geolokation der Daten: Microsoft bietet Rechenzentren in verschiedenen geografischen Regionen an. Für EU-Kunden soll die "EU Data Boundary" sicherstellen, dass Daten innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert werden. Dennoch können bei globalen Bedrohungsszenarien oder speziellen Funktionen (z.B. KI- oder Analysebereiche) Ausnahmen bestehen, die eine aktive Zustimmung des Verantwortlichen erfordern, wenn Daten außerhalb der EU-Datengrenze verarbeitet werden dürfen.
2. Rechtliche Grundlagen und Verantwortlichkeiten (DSGVO):
- Datenschutzrechtlich Verantwortlicher: Das Unternehmen, das Microsoft 365 Copilot einsetzt, bleibt der datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Dies bedeutet, dass das Unternehmen für die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben verantwortlich ist, auch wenn Microsoft als Auftragsverarbeiter fungiert.
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Aufgrund der Verarbeitung einer Vielzahl von personenbezogenen Daten und des Einsatzes neuer Technologien ist in den meisten Fällen eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO erforderlich. Diese sollte alle Risiken und Schutzmaßnahmen detailliert dokumentieren.
- Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Copilot muss eine gültige Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO haben (z.B. Einwilligung, Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse). Die Auswahl der passenden Rechtsgrundlage hängt vom jeweiligen Verarbeitungszweck ab.
- Transparenz und Informationspflichten (Art. 13 DSGVO): Die Funktionsweise von Copilot als "unsichtbarer Assistent" kann die Transparenz erschweren. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Nutzer über die Funktionsweise der KI, welche Daten analysiert werden und wie Vorschläge entstehen, transparent informiert werden. Dies gilt insbesondere in Besprechungen, in denen Copilot im Hintergrund mitläuft.
3. Schutzmaßnahmen und Risikominimierung:
- Berechtigungsmanagement und Zugriffskontrolle: Copilot respektiert die bestehenden Benutzerberechtigungen. Eine präzise Konfiguration und regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte sind daher unerlässlich, um sicherzustellen, dass Copilot nur auf die Daten zugreift, die für den jeweiligen Nutzer auch ohne KI-Unterstützung zugänglich wären. Übermäßige Berechtigungen stellen ein erhebliches Risiko dar.
- Klassifizierung und Kennzeichnung von Daten: Sensible Daten sollten kontinuierlich in Microsoft 365 überwacht und durch Labels (z.B. Microsoft Information Protection) gekennzeichnet werden, um zu verhindern, dass sie unbefugt geteilt oder von Copilot in unzulässiger Weise verarbeitet werden.
- Schutz vor Datenlecks: Funktionen von Microsoft Purview können helfen, Risiken der versehentlichen Weitergabe zu identifizieren und Schutzmaßnahmen zu implementieren, indem Interaktionen mit vertraulichen Daten analysiert und Warnungen bei riskanten Aktivitäten ausgegeben werden.
- Mitarbeiter-Schulung und Governance: Eine Schulung der Beschäftigten im verantwortungsvollen Umgang mit Microsoft Copilot und den damit einhergehenden Datenschutzrisiken ist unerlässlich. Klare Governance-Prozesse und Nutzungsrichtlinien müssen etabliert werden, die definieren, wer die Technologie unter welchen Umständen nutzen darf und wie mit sensiblen Daten umzugehen ist.
- Protokollierung und Nachvollziehbarkeit: Umfassende Logging-Mechanismen für Copilot-Abfragen sind wichtig, um Transparenz zu schaffen und bei Bedarf Rechenschaft ablegen zu können. Diese Protokolle müssen selbst datenschutzkonform gestaltet und regelmäßig ausgewertet werden.
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) durch Copilot erfordert besondere Vorsicht und eine explizite Rechtsgrundlage. Unternehmen sollten den Zugriff von Copilot auf solche Daten nach Möglichkeit vermeiden oder spezielle Schutzmaßnahmen dafür schaffen.
- Profilbildung: Wenn Copilot Profile von Mitarbeitern oder Kunden erstellt (z.B. durch Analyse von Arbeitsmustern oder Kommunikationsstilen), sind diesbezüglich besondere Schutzmaßnahmen erforderlich.
FAZIT:
Der Einsatz von Microsoft 365 Copilot kann große Produktivitätsvorteile bieten. Ein datenschutzkonformer Einsatz ist prinzipiell möglich, erfordert jedoch eine sorgfältige Analyse, Planung und Implementierung von Schutzmaßnahmen durch das verantwortliche Unternehmen. Insbesondere die Bereiche Berechtigungsmanagement, Transparenz, Durchführung einer DSFA und die Sensibilisierung der Mitarbeiter sind entscheidend, um den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und potenzielle Risiken zu minimieren. Die "EU Data Boundary" von Microsoft ist ein wichtiger Schritt, ersetzt aber nicht die detaillierte datenschutzrechtliche Prüfung im Einzelfall.
